Vous possédez de l’expérience dans une entreprise de service? Vous débordez d’énergie et appréciez gérer plusieurs demandes en même temps? Chez Aramark, on a besoin de vous!
Notre entreprise dirige des services alimentaires et de restauration dans différents secteurs (écoles, milieux de travail, etc.). Il est important pour nous d’offrir du soutien administratif à nos équipes de travail, réparties dans différentes unités opérationnelles, à partir de notre bureau régional de Lachine.
À cet effet, nous recherchons un(e) Adjoint.e Administratif.ive à temps partiel. Cette personne doit être engagée, organisée, autonome et rigoureuse pour fournir ce soutien essentiel à nos gestionnaires d’unités.
L’Adjoint Administratif/l’Adjointe Administrative apporte un soutien dans toutes les tâches administratives. Ces tâches consistent, entre autres, à répondre au téléphone, à classer les documents, à communiquer avec les clients et à planifier le travail du personnel. Le candidat idéal possède la capacité de communiquer efficacement, de répondre au téléphone et d’utiliser de l’équipement de bureau dans un environnement dynamique.
Nous vous confierons entres autres les tâches et responsabilités suivantes:
- Répondre aux demandes des gestionnaires et traiter les requêtes administratives requises;
- Faire la mise en page de documents variés pour différentes lignes d'affaires (menus, liste de prix, etc.);
- Réviser et corriger divers textes et documents en français (et à l’occasion en anglais);
- Imprimer et assembler divers documents (menus, étiquettes, etc.);
- Structurer ou créer des listes et formulaires;
- Organiser les envois postaux et la messagerie;
- Gérer l'inventaire de la papeterie et de diverses fournitures de bureau et passer les commandes;
- Mettre à jour les listes de distribution et information de contact;
- Assurer la gestion du classement et de l’archivage de divers documents (ventes, opérations, marketing, etc.);
- Coordonner les différents bons de travail des fournisseurs de service pour le bureau régional (électricité, plomberie, imprimantes, etc.);
- Effectuer les demandes des permis et certifications et en assurer la mise en jour;
- Exécuter toutes autres tâches administratives requises.
- Offrir un excellent service à la clientèle et interagir efficacement avec les clients, les employés et la collectivité en général.
Chez Aramark, développer de nouvelles compétences et faire ce qu'il faut pour faire le travail a un impact positif pour nos employés et pour nos clients. Afin de respecter nos engagements, les missions peuvent évoluer ou de nouvelles missions peuvent être attribuées sans préavis.
Vous devrez posséder les compétences et qualifications ci-dessous:
- Diplôme d’études secondaires ou formation générale exigé (DEP en secrétariat, DEC en bureautique, par example)
- Posséder au minimum deux (2) années d’expérience pertinente, préférablement dans une entreprise de service.
- Maîtrise du français tant à l'oral qu'à l'écrit à un niveau élevé; bonne compréhension de l’anglais écrit (documents en anglais à traduire et corriger).
- Connaissances avancées : principaux logiciels de la suite Office (Word, Excel, Power Point, Outlook).
- Communication efficace et professionnelle.
- Capacité à gérer et traiter plusieurs dossiers et demandes en même temps.
- Démontrer rigueur et souci du détail, capacité à se concentrer, autonomie et sens des responsabilités.
- Excellentes compétences en résolution de problèmes et en analyse, et solide sens de l’organisation.
EN
Do you have experience in a service-oriented company? Are you full of energy and enjoy managing multiple requests at the same time? Aramark needs you!
Our company provides food and catering services in various sectors (schools, offices, etc.). It's important for us to offer administrative support to our working teams, spread across different operational units, from our regional office in Lachine.
To that end, we are looking for a Part-time Administrative Assistant. This person must be committed, organized, independent, and thorough to provide essential support to our unit managers.
The Administrative Assistant provides support in all administrative tasks. This includes but is not limited to answering phones, filing, communicating with clients and customers, and scheduling staff. The ideal candidate will possess the ability to effectively communicate, answer telephones, and operate office equipment in a fast-paced environment.
We will entrust you with, among other things, the following tasks and responsibilities:
- Respond to managers' requests and process required administrative queries
- Format various documents for different business lines (menus, price lists, etc.).
- Review and proofread various texts and documents in French (and occasionally in English).
- Print and assemble various documents (menus, labels, etc.).
- Organize lists and forms or create them.
- Manage postal shipments and mail.
- Handle stationery and various office supplies inventory and place orders.
- Update distribution lists and contact information.
- Ensure the management and archiving of various documents (sales, operations, marketing, etc.).
- Coordinate various service provider work orders for the regional office (electricity, plumbing, printers, etc.).
- Process permit and certification requests and keep them up to date.
- Perform any other required administrative tasks.
- Outstanding customer service and interact effectively with customers, employees, and the broader community
At Aramark, developing new skills and doing what it takes to get the job done make a positive impact for our employees and for our customers. In order to meet our commitments, job duties may change or new ones may be assigned without formal notice.
About you:
- High School Diploma/GED required
- Minimum of two (2) years of relevant experience, preferably in a service-oriented company.
- Previous customer service experience required
- Proficiency in French, both oral and written, at a high level; good understanding of written English (for translating and correcting documents in English).
- Advanced knowledge of major Office suite software (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Effective and professional communication skills.
- Ability to manage and process multiple files and requests simultaneously.
- Demonstrate precision and attention to detail, the ability to concentrate, independence, and a sense of responsibility.
- Shows initiative, follows established procedures and autonomy
- Strong problem solving, analytical, and organizational skills